Dokumenty
Przygotowanie dokumentów jest kluczowym elementem każdej czynności notarialnej. W zależności od rodzaju czynności, wymagane są
różne dokumenty. Poniżej znajduje się lista dokumentów, które mogą być potrzebne w zależności od rodzaju czynności notarialnej. Prosimy pamiętać, że lista ta ma charakter orientacyjny i w zależności od konkretnej sytuacji, mogą być wymagane dodatkowe dokumenty. Zawsze zalecamy skontaktowanie się z nami przed wizytą, aby upewnić się, że posiadasz wszystkie niezbędne dokumenty.
Szanując czas naszych Klientów oraz wychodząc im naprzeciw do przygotowywania projektu aktu notarialnego, wystarczające będzie przesłanie skanów lub zdjęć dokumentów mailem na adres
Umowa sprzedaży lokalu:
- numer księgi wieczystej,
- dokument potwierdzający nabycie lokalu/podstawa nabycia lokalu ( np. wypis aktu notarialnego dokumentujący umowę darowizny, sprzedaży, akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie sądu),
- zaświadczenie potwierdzające brak zaległości w opłatach eksploatacyjnych za lokal wydane przez zarządcę nieruchomości,
- świadectwo charakterystyki energetycznej,
- zaświadczenie wydane przez Gminę/Urząd miasta informujące, że nikt nie jest zameldowany w lokalu lub, z którego wynika ile osób jest zameldowanych.
Umowa sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
- numer księgi wieczystej, jeżeli jest prowadzona księga wieczysta dla danego prawa,
- zaświadczenie przeznaczone dla notariusza wydane przez spółdzielnię mieszkaniową, w której zasobach znajduje się lokal wskazujące m.in.: zbywcę jako osobę uprawnioną z tytułu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, położenie i opis lokalu, wskazanie o braku zaległości lub wysokości zaległości z opłatami eksploatacyjnymi za przedmiotowy lokal wobec spółdzielni,
- dokument potwierdzający nabycie lokalu/podstawa nabycia lokalu ( np. wypis aktu notarialnego dokumentujący umowę darowizny, sprzedaży, akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie sądu),
- zaświadczenie wydane przez Gminę/Urząd miasta informujące, że nikt nie jest zameldowany w lokalu lub, z którego wynika ile osób jest zameldowanych,
- świadectwo charakterystyki energetycznej.
Umowa darowizny lokalu/ nieruchomości gruntowej na rzecz osoby bliskiej:
- numer księgi wieczystej,
- dokument potwierdzający nabycie lokalu/podstawa nabycia lokalu/nieruchomości gruntowej ( np. wypis aktu notarialnego dokumentujący umowę darowizny, sprzedaży, akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie sądu),
- wypis z rejestru gruntów z mapą ewidencyjną (tylko jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość gruntowa, nie dotyczy lokali).
Umowa dożywocia:
- numer księgi wieczystej,
- dokument potwierdzający nabycie lokalu/podstawa nabycia lokalu/nieruchomości gruntowej ( np. wypis aktu notarialnego dokumentujący umowę darowizny, sprzedaży, akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie sądu),
- wypis z rejestru gruntów z mapą ewidencyjną (tylko jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość gruntowa, nie dotyczy lokali),
- zaświadczenie potwierdzające, że nieruchomość będąca przedmiotem umowy nie jest terenem leśnym ani nie podlega zalesieniu zgodnie z planem zagospodarowania przestrzennego lub decyzją o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, ani nie jest objęta planem urządzenia lasu czy decyzją wspomnianą w ustawie o lasach z 1991 roku, do uzyskania w Starostwie Powiatowym, natomiast dla nieruchomości położonych na terenie miasta - Urząd Miasta, (tylko jeżeli przedmiotem umowy jest nieruchomość gruntowa, nie dotyczy lokali).
Umowa sprzedaży nieruchomości gruntowej:
- nr księgi wieczystej danej nieruchomości,
- dokument potwierdzający nabycie lokalu/podstawa nabycia lokalu ( np. wypis aktu notarialnego dokumentujący umowę darowizny, sprzedaży, akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie sądu),
- wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, a jeśli działka ma zostać wydzielona do nowej księgi wieczystej, także wypis z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla działki wydzielanej oraz wypis z rejestru gruntów dla pozostałych działek pozostających w dotychczasowej księdze wieczystej; dokumenty ewidencyjne powinny zawierać klauzulę "dokument przeznaczony do dokonywania wpisów w księdze wieczystej", do uzyskania w Starostwie Powiatowym, natomiast dla nieruchomości położonych na terenie miasta - Urząd Miasta,
- ostateczna decyzja zatwierdzającą podział (jeżeli miał miejsce), wypis z rejestru gruntów oraz wyrys z mapy ewidencyjnej dla działek powstałych w wyniku podziału, jeśli podział miał miejsce i nie został jeszcze ujawniony w księdze wieczystej,
- wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o jego braku, wydaje Urząd Miasta/Gminy,
- ostateczne decyzja - warunki zabudowy (jeśli została wydana),
- zaświadczenie potwierdzające, że sprzedawana nieruchomość nie jest terenem leśnym ani nie podlega zalesieniu zgodnie z planem zagospodarowania przestrzennego lub decyzją o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, ani nie jest objęta planem urządzenia lasu czy decyzją wspomnianą w ustawie o lasach z 1991 roku, do uzyskania w Starostwie Powiatowym, natomiast dla nieruchomości położonych na terenie miasta - Urząd Miasta,
- zaświadczenie wskazujące, że dla terenu, na którym położona jest nieruchomość, nie zostały przyjęte uchwały dotyczące wyznaczenia obszaru zdegradowanego i rewitalizacji na podstawie ustawy o rewitalizacji z 2015 roku ani uchwała o ustanowieniu Specjalnej Strefy Rewitalizacji na obszarze rewitalizacji, do uzyskania w Gminie/Urzędzie Miasta.
Jeśli nieruchomość jest zabudowana, dodatkowo należy dostarczyć: dokument potwierdzający brak zameldowanych osób (w przypadku budynku mieszkalnego), wypis z ewidencji budynków (jeżeli budynek jest tam ujawniony) oraz certyfikat energetyczny budynku (jeśli został sporządzony).
W sytuacji nabycia nieruchomości rolnej przez indywidualnego rolnika spełniającego wymogi określone w ustawie o kształtowaniu ustroju rolnego z 2003 roku, konieczne jest przedłożenie notariuszowi wszystkich wymaganych dowodów potwierdzających spełnienie warunków do nabycia nieruchomości rolnej.
Rozdzielność majątkowa, czyli inaczej intercyza:
- odpis skrócony aktu małżeństwa (dotyczy umów zawieranych po zawarciu związku małżeńskiego).
Oświadczenie o poddaniu się egzekucji (zgodnie z przepisami dotyczącymi najmu okazjonalnego):
- zawarta umowa najmu okazjonalnego wraz z załącznikami tj. ( załącznik nr 1: wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu; , załącznik nr 2: oświadczenie właściciela lokalu lub osoby posiadającej tytuł prawny do lokalu, o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w lokalu wskazanym w oświadczeniu; na żądanie wynajmującego załącza się oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym.
Akt poświadczenia dziedziczenia:
- skrócony odpis aktu zgonu osoby zmarłej,
- zaświadczenie o nr PESEL osoby zmarłej lub dowód ze ściętym rogiem osoby zmarłej,
- testament (jeśli został sporządzony),
- odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców: odpisy skrócone aktów urodzenia, a w przypadku małżonka spadkobiercy oraz spadkobierców, którzy zmienili nazwisko po zawarciu związku małżeńskiego – odpisy skrócone aktów małżeństwa,
- numery ksiąg wieczystych nieruchomości wchodzących w skład spadku po zmarłym.
Pełnomocnictwo do nabycia lub zbycia:
- dane pełnomocnika: imię oraz nazwisko, imiona jego rodziców, oraz PESEL,
- zakres upoważnienia pełnomocnika,
- numer księgi wieczystej dotyczącej nieruchomości (lokalu lub działki), jeżeli pełnomocnictwo dotyczy zbycia/nabycia nieruchomości.
W przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu bez księgi wieczystej, potrzebne są dane opisujące lokal, jego lokalizację oraz nazwę spółdzielni mieszkaniowej, której zasoby obejmują ten lokal. Podczas przygotowywania pełnomocnictwa konieczna jest obecność tylko osoby udzielającej pełnomocnictwa, czyli mocodawcy.
Testament:
- informacje dotyczące spadkobiercy: imię i nazwisko, imiona jego rodziców, miejsce urodzenia oraz data urodzenia ew. PESEL,
- w sytuacji testamentu z zapisem windykacyjnym – szczegóły przedmiotu zapisu (na przykład w odniesieniu do nieruchomości numer księgi wieczystej).
Oświadczenie o przyjęciu/odrzuceniu spadku:
- odpis aktu zgonu spadkodawcy,
- informacje o osobach, które już odrzuciły/przyjęły spadek,
- szczegóły dotyczące pozostałych spadkobierców: imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania.
Umowa spółki:
- informacje dotyczące ustaleń umowy spółki, odnoszące się do następujących zagadnień: nazwa firmy, lokalizacja siedziby, zakres działalności spółki zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD), wielkość kapitału początkowego, możliwość posiadania przez wspólnika więcej niż jednego udziału, ilość oraz wartość nominalną udziałów nabytych przez poszczególnych wspólników oraz określony, jeśli istnieje, okres funkcjonowania spółki, dodatkowe postanowienia umowy spółki jeśli takie są.
Zmiana umowy spółki:
- tekst jednolity (aktualny tekst) umowy spółki,
- numer KRS spółki.
Ważne
Warto mieć na uwadze, że jeśli planowany akt notarialny dotyczy nieruchomości nabytych uprzednio w drodze dziedziczenia, zasiedzenia, a także po 31 grudnia 2006 roku w drodze darowizny, zapisu prostego, zapisu windykacyjnego, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, notariusz może wykonać te czynności tylko i wyłącznie po przedłożeniu zaświadczenia wydanego przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego, które potwierdza, że nabycie jest zwolnione z opodatkowania, opłata podatkowa została uregulowana albo zobowiązanie podatkowe wygasło na skutek przedawnienia.
Stwierdzenie tożsamości
Aby uczestniczyć w każdej czynności, konieczne jest okazanie dokumentów tożsamości, takich jak dowód osobisty, paszport czy karta pobytu (w przypadku obcokrajowców). Posiadanie ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość jest niezbędne do rozpoczęcia czynności notarialnej.
Gdy jedna ze stron działa poprzez pełnomocnika, należy wcześniej poinformować Kancelarię o tym fakcie oraz okazać oryginał pełnomocnictwa.
Przed przystąpieniem do czynności notarialnej, konieczne jest podanie notariuszowi informacji o uczestnikach, a mianowicie:
- dla osób fizycznych: imion i nazwiska, imion rodziców, aktualnego adresu zamieszkania, numeru PESEL, rodzaju, daty ważności i numeru dokumentu tożsamości oraz stanu cywilnego;
- dla innych podmiotów: danych osoby fizycznej reprezentującej dany podmiot (imion i nazwiska, numeru PESEL, adresu zamieszkania, rodzaju i numeru dokumentu tożsamości oraz charakteru działania tej osoby) oraz informacji o podmiocie będącym stroną czynności, czyli: nazwy, numeru KRS (jeśli podmiot nie jest wpisany do KRS-u, konieczne jest podanie adresu siedziby, numeru REGON i NIP).