Sporządzenie aktu notarialnego wymaga odpowiedniego przygotowania zarówno po stronie notariusza, jak i uczestników czynności. Przed podpisaniem dokumentu konieczne jest ustalenie rodzaju czynności notarialnej, przekazanie danych stron oraz zgromadzenie dokumentów pozwalających notariuszowi zweryfikować stan prawny sprawy.

Jak wygląda sporządzenie aktu notarialnego w Bydgoszczy krok po kroku? Wyjaśniamy, jakie informacje i dokumenty warto przygotować przed wizytą, jak przebiega odczytanie aktu oraz jakie formalności mogą nastąpić po jego podpisaniu.

Co trzeba ustalić przed sporządzeniem aktu notarialnego?

Pierwszym krokiem jest dokładne określenie czynności, która ma zostać dokonana. Może to być między innymi:

• umowa sprzedaży nieruchomości,
• umowa darowizny,
• umowa dożywocia,
• umowa przedwstępna,
• ustanowienie hipoteki lub służebności,
• umowa majątkowa małżeńska,
• pełnomocnictwo,
• umowa spółki lub zmiana umowy spółki,
• inna czynność wymagająca albo dobrowolnie przyjmująca formę aktu notarialnego.

Szczegółowe informacje o dokumentach wymaganych przy poszczególnych czynnościach znajdują się na stronie dokumenty do czynności notarialnych.

Należy pamiętać, że zakres informacji i dokumentów zależy od konkretnej sprawy. Dlatego przed wizytą warto skontaktować się z kancelarią i ustalić, jakie materiały będą potrzebne do przygotowania aktu.

Jakie dane należy przekazać notariuszowi?

Do przygotowania projektu aktu potrzebne są dane uczestników czynności. W zależności od sprawy mogą obejmować m.in. imiona i nazwiska, numery PESEL, dane dokumentów tożsamości, adresy oraz inne informacje niezbędne do prawidłowego oznaczenia stron.

Jeżeli uczestnikiem czynności jest przedsiębiorca lub spółka, konieczne mogą być również odpowiednie dane rejestrowe, w tym NIP lub numer KRS. W przypadku spółki potrzebny może być także aktualny tekst jej umowy.

W przypadku czynności dotyczących nieruchomości szczególne znaczenie ma numer księgi wieczystej oraz dokument stanowiący podstawę nabycia prawa przez właściciela. Może nim być przykładowo wcześniejszy akt notarialny, prawomocne postanowienie sądu albo akt poświadczenia dziedziczenia.

Przekazanie tych informacji odpowiednio wcześniej umożliwia analizę dokumentacji i przygotowanie projektu aktu przed umówionym spotkaniem.

Jakie dokumenty są potrzebne do aktu notarialnego?

Nie istnieje jedna lista dokumentów właściwa dla wszystkich aktów notarialnych. Ich zakres zależy od rodzaju czynności oraz indywidualnego stanu prawnego.

Przy umowie dotyczącej nieruchomości potrzebne mogą być między innymi:

• dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości,
• informacje dotyczące księgi wieczystej,
• odpowiednie zaświadczenia ze starostwa, urzędu gminy lub urzędu skarbowego,
• dokumenty związane ze spadkiem lub darowizną, jeżeli prawo zostało nabyte w taki sposób,
• dokumenty dotyczące spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• pełnomocnictwo, jeżeli uczestnik czynności działa przez pełnomocnika.

Dokładny wykaz należy zawsze ustalić dla konkretnej czynności. Wcześniejsze przekazanie kopii, skanów lub zdjęć dokumentacji pozwala kancelarii sprawdzić, czy konieczne będzie uzyskanie dodatkowych dokumentów.

Należy pamiętać, że oryginały wymaganych dokumentów należy przedłożyć w kancelarii w dniu dokonywania czynności.

Jak notariusz weryfikuje strony aktu?

Przed dokonaniem czynności notariusz ustala tożsamość jej uczestników na podstawie dokumentów przewidzianych prawem, takich jak dowód osobisty, paszport lub karta pobytu.

Weryfikacji podlegają również inne kwestie istotne dla konkretnej czynności, w tym sposób reprezentacji osoby prawnej, zakres pełnomocnictwa czy dokumenty potwierdzające prawo do nieruchomości.

Celem tych czynności jest ustalenie, czy planowana czynność może zostać dokonana zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wolą uczestników.

Jak przebiega odczytanie aktu notarialnego?

Jednym z najważniejszych etapów jest odczytanie przygotowanego aktu.

Zgodnie z art. 94 Prawa o notariacie akt notarialny przed podpisaniem powinien zostać odczytany. W trakcie tej czynności notariusz powinien upewnić się, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a dokument jest zgodny z ich wolą.

To również moment na zadawanie pytań. Jeżeli któryś z zapisów wymaga wyjaśnienia, uczestnicy mogą poprosić notariusza o jego omówienie. Jeżeli konieczna jest zmiana treści dokumentu, odpowiednie poprawki wprowadza się przed jego ostatecznym podpisaniem.

Po zaakceptowaniu treści aktu następuje jego podpisanie przez uczestników oraz notariusza.

Co dzieje się po podpisaniu aktu notarialnego?

Dalsze czynności zależą od rodzaju sporządzonego aktu.

Oryginał aktu notarialnego pozostaje w kancelarii, natomiast strony otrzymują jego wypisy. Wypis ma moc prawną oryginału i może być wykorzystywany przed urzędami, sądami, bankami oraz innymi instytucjami.

W przypadku czynności dotyczących nieruchomości notariusz może być również zobowiązany do złożenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wniosku wieczystoksięgowego.

W zależności od rodzaju transakcji notariusz pobiera także należne podatki i opłaty, w tym – gdy znajduje to zastosowanie – podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) oraz opłatę sądową.

Jak przygotować się do wizyty u notariusza w Bydgoszczy?

Najlepszym sposobem na sprawne przeprowadzenie czynności jest wcześniejsze przekazanie kancelarii informacji o planowanej umowie oraz dokumentów potrzebnych do jej przygotowania.

Kancelaria Notarialna Violetty Ratajczak mieści się przy ul. Gdańskiej 51/4b. Więcej informacji o kancelarii i zakresie obsługi można znaleźć na stronie notariusz w Bydgoszczy.

Dokumenty potrzebne do przygotowania projektu aktu można wcześniej przekazać kancelarii do weryfikacji.

Pozwala to ustalić przed spotkaniem, czy dokumentacja jest kompletna oraz czy w konkretnej sprawie potrzebne będą dodatkowe zaświadczenia lub dokumenty.

Wcześniejsze przygotowanie dokumentacji jest szczególnie istotne przy sprzedaży i darowiźnie nieruchomości, sprawach spadkowych oraz czynnościach dotyczących spółek.

Akt notarialny w Bydgoszczy – najważniejsze informacje

Proces sporządzenia aktu można podzielić na kilka etapów: ustalenie rodzaju czynności, przekazanie danych i dokumentów, analizę stanu prawnego, przygotowanie projektu, odczytanie aktu oraz jego podpisanie.

Zakres potrzebnych dokumentów jest każdorazowo uzależniony od rodzaju sprawy. Dlatego przed umówioną wizytą warto ustalić z kancelarią, jakie dokumenty będą wymagane. Wcześniejsze przygotowanie dokumentacji może usprawnić przebieg wizyty i ograniczyć ryzyko konieczności uzupełniania dokumentów.

W razie wątpliwości dotyczących wymaganych dokumentów lub przygotowania konkretnej czynności można wcześniej skontaktować się z kancelarią notarialną i ustalić szczegóły planowanej wizyty.

FAQ – sporządzanie aktów notarialnych

Jakie dane trzeba przygotować przed wizytą u notariusza?

Zakres danych zależy od czynności. Zazwyczaj potrzebne są dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować jej uczestników. Przy nieruchomościach należy przygotować również informacje dotyczące nieruchomości, w szczególności numer księgi wieczystej oraz dokument będący podstawą nabycia prawa.

Czy dokumenty można przesłać do kancelarii przed wizytą?

Tak. Wcześniejsze przekazanie skanów lub zdjęć dokumentów umożliwia ich analizę i przygotowanie projektu. Przy dokonywaniu czynności należy jednak przedstawić wymagane oryginały dokumentów.

W praktyce dokumenty można przesłać na adres e-mail kancelarii lub dostarczyć osobiście.

Czy brak dokumentu może uniemożliwić podpisanie aktu?

Jeżeli brakujący dokument jest niezbędny do prawidłowego dokonania konkretnej czynności, podpisanie aktu może wymagać jego wcześniejszego uzupełnienia. Dlatego warto zweryfikować komplet dokumentacji przed terminem spotkania.

Czy PESEL strony czynności musi być niezastrzeżony?

W przypadku określonych czynności notariusz ma obowiązek zweryfikować, czy numer PESEL uczestnika został zastrzeżony. Dotyczy to w szczególności czynności obejmujących:

• nabycie, zbycie lub obciążenie nieruchomości albo udziału w nieruchomości,
• nabycie, zbycie lub obciążenie prawa użytkowania wieczystego albo udziału w tym prawie,
• nabycie, zbycie lub obciążenie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu albo udziału w tym prawie,
• sporządzenie pełnomocnictwa do dokonania wskazanych wyżej czynności.

Jeżeli w przypadku czynności objętej obowiązkiem weryfikacji numer PESEL uczestnika jest zastrzeżony, może to uniemożliwić dokonanie czynności notarialnej. Dlatego przed wizytą warto sprawdzić status zastrzeżenia PESEL i – jeżeli jest to konieczne – odpowiednio wcześniej je cofnąć.

Czy akt notarialny jest odczytywany przed podpisaniem?

Tak. Akt notarialny jest odczytywany przed jego podpisaniem. Uczestnicy mogą w tym czasie zadawać pytania i prosić o wyjaśnienie poszczególnych postanowień.

Co otrzymują strony po podpisaniu aktu?

Oryginał aktu pozostaje w kancelarii notarialnej, natomiast strony otrzymują wypisy aktu, które mają moc prawną oryginału.

Ile trwa sporządzenie aktu notarialnego?

Czas zależy od rodzaju czynności, liczby uczestników, zakresu dokumentacji i stopnia skomplikowania sprawy. Wcześniejsze przekazanie kompletu informacji i dokumentów pozwala przygotować czynność przed wizytą i usprawnić jej przebieg.